Organiser un évènement se décompose en trois grandes parties : avant, pendant et après l’évènement. Nous allons vous les détailler dans cet article, afin de vous faire partage notre expérience.
Organiser un évènement : phase de conception et de coordination de l’évènement
En amont de l’évènement, l’organisateur analyse avec attention toutes les exigences de ses clients afin de proposer un évènement qui réponde le mieux aux attentes. A la suite de cet entretien, l’agence évènementielle, organisatrice de l’évènement va ainsi bénéficier de nombreuses informations telles que le lieu, la date, mais aussi le type d’évènement et les différentes activités attendues. On appelle cela un cahier des charges. Une fois, ce cahier des charges établi, on lance la 2ème étape : rechercher les différents prestataires nécessaires. On va retrouver plusieurs pôles dans chaque évènement : Pôle Restauration, Pôle Animation, Pôle Décoration, Pôle Technique. Chez Bee Events, on a nos propres prestataires tels que Nico 2 Réception ou Saudeau Traiteur pour la partie restauration. Ben Rose ou Esprit cocktail sur la partie animation. Florélie Déco et Atik for Events pour la partie Décoration. Pour la technique, on fait appel à NP Audiovisuel .
Lorsque les prestataires sont présélectionnés, le chargé de projet évènementiel crée un agenda estimatif de l’évènement, autrement appelé retroplanning. Cet agenda permettra de retrouver tout le déroulé de l’évènement et éviter des conflits avec le client, d’où l’intérêt de bien détaillé tous les éléments (quantités ou couleurs par exemple). Nous pouvons aussi créer un plan pour valider l’implantation. Dernière étape avant l’envoi de la proposition au client : établir un budget. Ainsi, ce dernier bénéficie d’une présentation détaillée de l’évènement et le volet financier. Il lui reste plus qu’à prendre connaissance des éléments et de valider la proposition. Une fois, l’accord donné par le client, nous validons les prestataires et les éléments vus avec ces derniers.
Préparation des 25 ans AES Group
Organiser un évènement : le jour J de l’évènement
Le jour même de l’évènement, le chargé de projet évènementiel se doit d’être sur les lieux afin d’accomplir ses diverses missions. Tout d’abord, il va procéder à l’installation des divers éléments liés à l’évènement comme la décoration, les animations, le matériel. Cependant, il arrive régulièrement que des imprévus surviennent, c’est pour cela que chez Bee Events, on vous accompagne en amont et lors de l’évènement. Cela vous permet d’être secondé par un professionnel de l’évènementiel et de vivre sereinement l’évènement. Il est donc nécessaire que l’organisateur soit présent afin de pouvoir y remédier assez facilement et rapidement. Les imprévus n’arrivant pas que chez les autres, le principal est de pouvoir y remédier sans que le client ne s’en rende compte mais nous sommes bien d’accord qu’il est préférable que tout se passe bien. A la fin de la prestation, il est temps de ranger les différents éléments. Le chargé de projet est la dernière personne qui sera présente sur place et elle prendra congé avec le client suite au départ de l’ensemble de ses partenaires prestataires.
Symposium Jardins Japonais
Organiser un évènement : après l’évènement
L’agence évènementielle a également des missions à effectuer après le jour J de la prestation. On doit par exemple, faire un débrief avec le client pour s’assurer que l’évènement a été conforme à ses attentes et que le message qui a voulu être transmis à bien été perçu. On appelle cela un RETEX. L’avantage de travailler avec des prestataires de qualité permet de vivre ce retour d’expérience de la manière la plus sereine. D’où l’importance de bien connaître ses prestataires. On doit également facturer la prestation et s’assurer que le versement à été effectué par le client. On procède de la même manière avec nos prestataires.
